El trabajo para mantener en marcha la asamblea demandó el esfuerzo de mucha gente, además de los 139 miembros del personal del CMI y el personal cooptado que trabajó principalmente en las áreas administrativas, de traducción e interpretación y de prensa. Los 182 ujieres también estuvieron al servicio de la asamblea, más 100 voluntarios de las iglesias locales.
A ellos se agregaron 65 policías uniformados que velaban por la seguridad de los participantes en el predio de la universidad, más 120 guardias pertenecientes a un servicio de seguridad privada, que reforzaron esta tarea. No obstante, durante la asamblea hubo una ola de pequeños hurtos que atribuló a más de un participante.
La salud de los asambleístas estuvo atendida por un servicio médico con sede en la universidad. Debido a los cambios frecuentes de temperatura y a los cambios en la dieta alimentaria, muchas personas debieron ser atendidas en este servicio, que recibió unas 1200 consultas en el transcurso de la asamblea.
El servicio de comidas estuvo a cargo del Sheraton Hotel de Harare y para alimentar a los más de 4500 participantes, trabajaron más de 100 personas, entre cocineros, asistentes de comedor y personal de limpieza, que servían las comidas en media docena de comedores. Los equipos de trabajo comenzaban su tarea a las 4 de la mañana y terminaban tarde en la noche. La Universidad de Zimbabwe seleccionó los servicios del Sheraton entre varios otros que se presentaron a la licitación, por tener este hotel una vasta experiencia en la organización de grandes convenciones internacionales.
Durante el transcurso de la asamblea, se realizaron trabajos de infraestructura en el predio de la universidad que dificultaron en cierta medida el tránsito de los peatones dentro del mismo. Por la instalación de un nuevo servicio informático, se abrieron grandes zanjas a lo largo y a lo ancho de los parques y lugares de circulación. Estas zanjas, profundas y a veces no debidamente señalizadas, provocaron varios accidentes entre los delegados.
En la zona más transitada por los delegados funcionó una gran feria de artesanos, que permitió apreciar esculturas, tallas en madera, grabados, y la producción textil de la región. Particularmente interesante fue ver el trabajo de los escultores que mostraron su arte y su habilidad esculpiendo sus obras al aire libre, ante la admiración de los asambleístas.
El amplio predio de la Universidad de Zimbabwe alberga 10 facultades donde estudian 10 mil estudiantes, además de 8 mil alumnos a distancia y otros 8 mil que concurren a otros establecimientos educativos asociados a la universidad.
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